Z dniem 1 marca 2015 roku wchodzą w życie trzy nowe ustawy: Prawo o aktach stanu cywilnego, Ustawa o dowodach osobistych oraz Ustawa o ewidencji ludności. Zmiany, jakie ustawy niosą ze sobą w swoim założeniu mają ułatwić Klientom załatwienie sprawy w urzędzie oraz usprawnić pracę urzędnikom. Jednakże w początkowym okresie funkcjonowania nowych rozwiązań, nie można wykluczyć sytuacji odwrotnej do zamierzonej i spodziewać się należy wystąpienia utrudnień w załatwieniu sprawy, a tym samym wydłużenie czasu obsługi Klientów. Jest to spowodowane nowym systemem informatycznym, na którym będzie się opierać praca wszystkich urzędów w Polsce w zakresie trzech wymienionych wyżej ustaw. Aplikacja informatyczna, która ma wspierać tworzony od kilku lat przez MSW System Rejestrów Państwowych, jest obarczona wadami i wciąż modyfikowana. Ostatecznie, o sprawności obsługi Klientów w zakresie akt stanu cywilnego, ewidencji ludności i dowodów osobistych zadecyduje faktyczne działanie aplikacji od 1 marca.

Klientów prosimy o wyrozumiałość w tym trudnym, początkowym okresie funkcjonowania nowych rozwiązań. Zapewniamy jednocześnie o dołożeniu wszelkich starań, aby nowe rozwiązania, jakie zostały wprowadzone przez MSW, były jak najmniej dla Państwa uciążliwe.

NAJWAŻNIEJSZE ZMIANY:

1. Rejestracja stanu cywilnego

• Rejestracja noworodków

zameldowanie dziecka będzie następować w Urzędzie Stanu Cywilnego podczas zgłoszenia urodzenia, gdzie jednocześnie zostanie wygenerowany z nowego systemu nr PESEL noworodka. A zatem nie będzie konieczności, tak jak dotychczas, zgłoszenia się do ewidencji ludności po odbiór nr PESEL. Bardzo ważną zmianą jest wydłużenie terminu zgłoszenia urodzenia dziecka z 14 dni od dnia urodzenia na 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia. Należy przy tym pamiętać, że niezgłoszenie urodzenia dziecka w ustawowym terminie będzie skutkować sporządzeniem aktu urodzenia z urzędu. Aby uniknąć problemów, jakie mogą wyniknąć z tego faktu, bardzo ważne jest dotrzymanie tego terminu przez rodziców dziecka.

• Odpisy aktów stanu cywilnego

Nowa ustawa przewiduje odmiejscowienie wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego. Zgodnie z nowymi zapisami ustawy, odpisy aktów stanu cywilnego będzie można pobrać w każdym urzędzie stanu cywilnego na terenie Polski, niezależnie od tego, gdzie nastąpiło zdarzenie. Należy jednak mieć na uwadze, że z dniem 1 marca rejestr BUSC (Baza Usług Stanu Cywilnego) będzie pusta, a więc, dopóki akt stanu cywilnego nie zostanie wprowadzony do centralnego systemu, otrzymanie odpisu aktu, sporządzonego w innym USC, niż został złożony wniosek o odpis, będzie wiązało się z dwoma wizytami w urzędzie. Po wpłynięciu wniosku o odpis, urzędnik będzie zobowiązany do wystąpienia do właściwego USC o przeniesienie aktu do BUSC. USC, w którym przechowywana jest księga przenosi akt do BUSC w terminie 7 dni i dopiero po dokonaniu tych czynności, USC, do którego wpłynął wniosek może wydać odpis.

Wniosek o odpis będzie można składać za pomocą platformy ePuap i tą drogą będzie można otrzymać odpis w wersji elektronicznej.

• Zawarcie związku małżeńskiego poza urzędem stanu cywilnego

Ustawodawca rozszerzył możliwość zawarcia związku małżeńskiego poza urzędem stanu cywilnego. Dotyczyć to będzie nie tylko osób w stanie zagrożenia życia lub zdrowia, ale także narzeczonych, którzy wskażą miejsce zawarcia małżeństwa zapewniające zachowanie uroczystej formy jego zawarcia oraz bezpieczeństwa osób obecnych na uroczystości. Wiązać się to będzie jednak z poniesienie dodatkowych kosztów z tego tytułu. Opłata za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego wyniesie 1 000 zł.

2. II. Dowody osobiste

• zmianie ulegnie wzór dowodu osobistego, w którym nie będzie już adresu zameldowania, podpisu posiadacza ani rysopisu,
• obecnie posiadane dowody osobiste zachowają ważność zgodnie z terminem ważności, na jaki zostały wydane, a zatem nie będzie ustawowego obowiązku wymiany dowodu na nowy wzór,
• zmiana adresu zameldowania nie będzie pociągać za sobą wymogu wymiany dowodu osobistego, natomiast po zmianie danych zawartych w dowodzie wydanym na podstawie nowych przepisów, dowód osobisty będzie ważny przez okres 4 miesięcy,
• ulega zmianie fotografia dołączana do wniosku o wydanie dowodu osobistego, do tej pory wymagany był lewy półprofil, natomiast nowe wymogi co do fotografii, zostały ujednolicone z przepisami ustawy o paszportach,
• złożenia wniosku o dowód osobisty można dokonać w dowolnym urzędzie gminy w Polsce,
• umożliwiono złożenie wniosku o dowód osobisty drogą elektroniczną, jednak w urzędzie nadal będzie konieczna osobista wizyta w celu jego odebrania,
• w imieniu osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, wniosek składa jeden rodzic lub opiekun prawny. Do tej pory, przy złożeniu wniosku o dowód dla dziecka do 13 roku życia, wymagana była obecność obojgu rodziców,
• możliwość dokonania zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego drogą elektroniczną,
• obowiązek dostarczania przez wnioskodawcę dodatkowych dokumentów w formie aktów stanu cywilnego, został ograniczony wyłącznie do przypadku niezgodności danych wskazanych we wniosku, z informacjami istniejącymi w posiadanych przez organ rejestrach,

3. Ewidencja ludności:

• możliwość dokonania wymeldowania lub zgłoszenia wyjazdu za granicę drogą elektroniczną,
• możliwość uzyskania numeru PESEL przez cudzoziemca bezpośrednio po dokonaniu zameldowania.

Agata Walczak