Załącznik do zarządzenia Nr 199/2020
Burmistrza Gminy i Miasta Dobczyce
z dnia 20 listopada 2020 r.

Regulamin organizacji obsługi klientów Urzędu Gminy i Miasta Dobczyce

§ 1. Z uwagi na bezpieczeństwo pracowników i klientów oraz w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się wirusa SARS-CoV-2 podstawową formą obsługi klientów w Urzędzie Gminy i Miasta Dobczyce, zwanym dalej „Urzędem”  jest kontakt telefoniczny, za pośrednictwem przesyłek pocztowych oraz Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej EPUAP.

§ 2. 1. Wprowadza się następujące zasady obsługi klientów:

1) Drzwi Urzędu w godzinach pracy Urzędu zamknięte będą na klucz.

2) Na terenie Urzędu mogą przebywać pracownicy Urzędu.

3) Sprawy wymagające osobistego stawiennictwa klientów w Urzędzie, będą załatwiane po wcześniejszym telefonicznym umówieniu terminu wizyty z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie tych spraw.

4) Do Urzędu wejść będą mogli wyłącznie klienci umówieni telefonicznie z pracownikiem Urzędu. Obowiązuje ich nakaz zasłaniania nosa i ust oraz dezynfekcji dłoni zaraz przy wejściu do Urzędu.

5) Klientów których pracownicy umówią zobowiązani będą do kontaktu telefonicznego z pracownikiem Biura Obsługi Klientów, zwanego dalej „BOK” na nr tel. 12 37 21 700 i poinformowaniu go z kim są umówieni na wizytę. Pracownik BOK wpuści Klienta do Urzędu.

6) Pracownicy Urzędu, którzy umówili się z klientem samodzielnie decydują, czy obsługa klienta przebiegała będzie w sali konferencyjnej czy też w miejscu gdzie znajduje się  stanowisko pracy pracownika obsługującego. W przypadku obsługi w sali konferencyjnej pracownik merytoryczny czeka na klienta w BOK i samodzielnie wpuszcza go do Urzędu, kierując od razu na salę konferencyjną.

7) Dopuszczalna liczba klientów przebywających w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu biurowym nie może być większa niż 1. Limit liczby klientów przebywających jednocześnie w pomieszczeniu biurowym nie dotyczy:

a) dziecka do ukończenia 13 roku życia;

b) osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności, osoby z orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności, osoby z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego oraz osoby która ze względu na stan zdrowia nie może poruszać się samodzielnie;

c) osoby o organicznej możliwości samodzielnego załatwiania spraw w Urzędzie;

d) osoby wymagającej pomocy tłumacza;

e) innych osób, w przypadkach określonych w odrębnych przepisach prawa.

8) W przypadku umówienia na ten sam termin więcej niż jednej osoby przez różnych pracowników Urzędu zobowiązani są oni do zachowania wymagań reżimu sanitarnego i wymaganego 1,5 m odstępu.

2. Na zewnątrz budynku Urzędu udostępniona zostanie klientom skrzynka podawcza, do której będą mogli składać dokumenty przy zachowaniu następujących zasad:

1) Skrzynka podawcza dostępna będzie przy wejściu głównym  do Urzędu od strony ul. Rynek 26 w godzinach pracy Urzędu.

2) Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do informowania klientów o konieczności:

a) wpisywania danych umożliwiających kontakt elektroniczny lub telefoniczny, przez wpisywanie na podaniach, poza imieniem i nazwiskiem oraz adresem do korespondencji, również numeru telefonu kontaktowego i/lub adresu e-mail;

b) zabezpieczenia dokumentów przed rozkompletowaniem, np. umieszczeniu wniosków wraz z załącznikami w kopercie, spięciu zszywaczem, włożeniu do koszulki lub zabezpieczeniu dokumentów w inny sposób, aby uniemożliwić odłączenie się załączników od wniosku;

c) w sprawach, w których wymagane jest wniesienie opłaty skarbowej lub administracyjnej do wniosków załączyć należy dowód wpłaty na rachunki bankowe wskazane na stronach Urzędu lub wskazane w nakazach płatniczych.

3) Każde pismo wrzucone do skrzynki poddane będzie 24 godzinnej kwarantannie, co oznacza, że datą złożenia pisma wpływającego będzie data jego rejestracji w Intradok. Nie będą wydawane potwierdzenia wrzucenia korespondencji do skrzynki podawczej, nie będą również wysyłane zwrotne potwierdzenia wpływu, z zastrzeżeniem pkt. 4.

4) Zasady określone w ust. 3 nie dotyczą ofert przetargowych i poczty dostarczanej przez listonosza.

§ 3. Pracowników Urzędu zobowiązuje się do zakrywania ust i nosa podczas bezpośredniej obsługi klientów oraz w czasie przemieszczania się na terenie Urzędu.

§ 4. Pracownicy terenowi zobowiązani są do umawiania się w terenie oraz do inspekcji podlegających im pracowników obsługi w czasie świadczenia pracy zdalnej.

§ 5. Nadzór nad realizacją Regulaminu obsługi klientów powierza się Kierownikom Referatów.